MEJORA LA PRODUCTIVIDAD DE TU NEGOCIO CON EXCEL

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MEJORA LA PRODUCTIVIDAD DE TU NEGOCIO CON EXCEL

Al día de hoy la implementación de hojas de cálculo para realizar distintas actividades es muy común. En algunas ocasiones se encuentran opiniones muy marcadas sobre la complejidad y dificultad para manejar esta herramienta pero solo es cuestión de dominarla.

Los profesionales de marketing forman parte del grupo de personas que no están muy familiarizados con el Excel por lo cual aquí te voy a dar los conocimientos necesarios para que puedas utilizar esta herramienta y su versión online para aumentas tus capacidades. 

¿DESCARGAR EXCEL O USARLO ONLINE?

En el caso de Excel Online se trata de una aplicación de carácter gratuito cuya única diferencia con la versión de escritorio es el requerimiento de conexión a internet.

VENTAJAS DE USAR EXCEL ONLINE:

  • No es necesario suscripción o pago alguno, solo se debe iniciar sesión con cuenta de Microsoft.
  • No se necesita descargar algún tipo de software de office.
  • Se puede manipular fácilmente y permite a los usuarios ver resúmenes de cantidades de datos considerables.
  • Se pueden exportar datos externos en un libro de Excel.
  • Se pueden ordenar datos de muchas maneras, estimar subtotales y añadir resúmenes.
  • Es posible crear gráficos basados en tablas dinámicas.
  • Desde Word se puede insertar una hoja de cálculo de Excel.
  • Es posible compartir el archivo de Excel en forma segura con otros usuarios. 

VENTAJAS DE USAR EXCEL COMO PROGRAMA

  • Puedes usar más de 300 funciones y formulas disponibles de diferentes tipos las cuales incluyen operaciones de suma, resta, multiplicaciones, potencias, ecuaciones, etc.
  • La cuadricula podrás ajustarla al formato y características que prefieras.
  • La capacidad de almacenamiento es más que suficiente.
  • Puedes utilizar cualquier tipo de gráficos, área, barra, circulares, etc.
  • Te permite elaborar informes completos cuyos análisis en base a tus datos serán más destacados.
  • Las tablas, imágenes u organigramas podrás incluirlas sin problemas.

¿CÓMO USAR EXCEL?

Excel es una herramienta lo suficientemente útil para realizar operaciones que manualmente resultarían muy tediosas e incluso interminables, por lo tanto, es importante aprender a manejarla. A continuación, te comentamos cuales son los usos más básicos de Excel:

  • Navegar en una hoja de cálculo

Las hojas de cálculos poseen coordenadas únicas siendo muy fácil esto a la hora de buscar la información de una respectiva celda.

La coordenada se compone por una única fila y columna determinadas con números enteros y letras respectivamente, por ejemplo la celda K5 hace referencia que la información está en la fila 5, columna K.

  • Trabajar en distintas hojas de cálculo

Si requieres hacer muchos procedimientos cuentas con la posibilidad de utilizar diferentes hojas de cálculo en un mismo archivo de Excel, esto facilita el ordenamiento de la información.

  • Usar una celda de manera apropiada

En las celdas puedes insertar tres tipos de información que son texto, números y formulas. Ahora bien, es importante introducir bien los datos porque dependiendo de ello y la notación Excel ejecutara una acción diferente según la lógica que comprenda.

  • Utilizar las fórmulas

Podrás insertar formulas en cada celda para que el programa realice el cálculo que desees, solo debes utilizar la simbología y operadores adecuados.

  • Hacer gráficos

En el caso de que tengas valores para graficar podrás hacerlo mediante la opción “Insertar” y escoger en el apartado “Gráficos” en que necesites representar.

Luego de que hayas obtenido el grafico siempre dispones de la opción de editar el mismo en caso de que lo requieras e incluso cambiar el tipo de grafico manteniendo los mismos datos.

¿CÓMO CONVERTIR EXCEL A PDF?

Primeramente hay que confirmar que la versión instalada en tu computador corresponde con la aplicación original de office. En caso de que tengas Windows deberás hacer la apertura de Acrobat DC y seleccionar herramientas donde posteriormente podrás crear un PDF.

Una vez seleccionado el archivo deberás abrirlo para que Acrobat te permita tener una vista previa del mismo. Al crearlo, se guarda automáticamente en la misma dirección del archivo original con el mismo nombre pero en extensión .PDF.

También es posible convertir el archivo con PDFelement cargando el archivo Excel y en caso de que esté terminado para guardarlo en el formato indicado se debe seleccionar la opción crear PDF disponible en la ventana principal y luego hacer clic en finalizar.

Ahora bien, es importante destacar que hay muchos programas que funcionan como convertidores de Excel a PDF los cuales son muy sencillos, fáciles de manejar y gratuitos tales como Doc2PDF, Novapdf Add-On y Wondershare PDF Converter Pro.

¿CÓMO SACARLE PROVECHO FINANCIERO SABIENDO EXCEL?

A la mayoría de los programas existentes hoy en día es posible sacarles provecho para fines de superación personal, en el caso de Excel te comentamos como puedes utilizarlo para ciertas áreas:

  • Contabilidad básica

Te permite manejar toda la contabilidad de tu empresa, estados de cuentas, gastos, gráficos comparativos y estudios de datos para llevar un control del estado financiero. 

  • Manejo de las ventas

Si lo deseas podrás analizar y comparar el rendimiento mensual o anual mediante un seguimiento detallado de todas las ventas de tus marcas.

  • Retorno de la inversión

Los movimientos de tu empresa los podrás monitorear para garantizar el retorno de tus inversiones iniciales o en su defecto determinar si tu negocio está produciendo perdidas.

  • Lista de clientes

Dispones de la opción de organizar detalladamente una lista de tus clientes y proveedores de acuerdo a los parámetros que desees ya sea, nombre, ciudad, aportación, etc.

ASPECTOS POSITIVOS DE USAR EXCEL

Son muchos los aspectos que podemos destacar de Excel como herramienta de ayuda, dentro de ellos están la capacidad de manejar datos estadísticos, realizar registros de datos, desarrollar análisis económicos en base a gráficos y números, entre otros. Los aspectos positivos te los resumimos a continuación:

  • Administración de datos: se pueden ordenar y filtrar datos de diferentes maneras gracias por medio de los operadores, también se pueden insertar resúmenes y subtotales.
  • Novapdf Add-On y Wondershare: permite que la hoja de cálculo pueda ser compartida de forma segura con otros usuarios.
  • Tablas dinámicas: permite visualizar grandes cantidades de datos en resúmenes los cuales podrán ser presentados en caracterización gráfica.
  • Compatibilidad: el programa de Excel es uno de los más utilizados por lo que es muy poco probable que encuentres problemas de envío en los archivos.

Integración con Microsoft Word: siempre existe la posibilidad de que en Word puedas insertar una hoja de cálculo de Excel permitiéndote trabajar más cómodamente.