FEEDBACK: TODO LO QUE NECESITAS SABER

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FEEDBACK: TODO LO QUE NECESITAS SABER

¿Alguna vez te has sentido sin rumbo en el trabajo, o sin saber si estás en el camino correcto? Nadie te dice qué estás haciendo mal, qué debe mantenerse o qué debe corregirse, y esta situación generalmente viene ligada a la ausencia de feedback. Pero, ¿qué es?

Antes de responder a esta pregunta, es importante que entiendas que la retroalimentación es una vía de doble sentido, es decir, tanto quienes la dan necesitan recibirla, y a la inversa, quienes la reciben también necesitan darla.

Cuando no se da la retroalimentación, la productividad cae y muchas veces el esfuerzo de trabajo se encamina de forma incorrecta y se desperdicia el máximo potencial de cada integrante de la empresa u organización.

Y eso no es lo que esperamos de un buen líder, ¿correcto?

Bueno, entonces continúa leyendo para aprender cuáles son las prácticas más comunes de los grandes gerentes y que se consideran altamente efectivas, y comienza a adoptarlas en tu día a día para mejorar tu desempeño como líder.

¿QUÉ ES EL FEEDBACK?

Es una palabra proveniente del inglés, y que puede traducirse como “comentarios” u “opiniones” ¿Ya te puedes dar una idea de por dónde va la cosa, no? Es una herramienta de comunicación muy utilizada para realizar evaluaciones y expresar opiniones sobre personas, empresas o equipos. Sin embargo, dar y recibir feedback no siempre es una tarea fácil, pero no te preocupes, en este artículo hemos preparado los puntos principales que debes conocer sobre este tema.

Desde otro punto de vista, el significado de “feedback” es la retroalimentación constructiva sobre el desempeño. Constructivo porque su objetivo no es simplemente juzgar la actividad de un empleado, sino contribuir a la identificación de fortalezas o superación de este con el objetivo de ayudar en su crecimiento.

Por lo tanto, el feedback se utiliza en la administración de empresas para un mejor desarrollo de sus empleados, destacando lo que se debe mantener y señalar lo que se debe corregir (y, si es posible, ya con una sugerencia de cómo mejorar esos puntos que se necesita corregir).

En términos más simples, este concepto se aplica cuando una persona le dice a otra lo que piensa sobre su desempeño y cómo puede mejorarlo. Esto hace que eventualmente el rendimiento mejore y la persona descubra algo que nunca notó.

Un ejemplo de cuándo sería necesario el feedback: Estefanía hace presentaciones aburridas y lentas, pero nadie se lo ha dicho. Como resultado, sus presentaciones han empeorado cada vez más, ya que nunca ha recibido comentarios de que necesita mejorar sus habilidades comunicativas.

Al dar y recibir feedback, es frecuente tener la siguiente duda: ¿cómo le digo esto? De hecho, la comunicación es uno de los principales problemas de las organizaciones y empresas.

Según una encuesta del Project Management Institute de Brasil (PMI), el 76% de las empresas dice que el principal motivo de fracaso en los proyectos es por problemas de comunicación.

FEEDBACK FORMAL VS. FEEDBACK INFORMAL

La retroalimentación se puede dar básicamente de dos formas: formal e informal. Y en este caso, no existe el bien y el mal, ni una forma mejor ni peor. Ambas son formas útiles de dar retroalimentación e incluso pueden usarse juntas.

La retroalimentación formal es la tradicional cuando el gerente llama a sus empleados a una reunión, mostrando así los puntos que deben fortalecerse y los que deben corregirse.

Generalmente este tipo de evaluación del desempeño se utiliza en intervalos de tiempo más largos, que pueden ir desde semanales a semestrales. Por tanto, es una valoración completa del cumplimiento de las metas y los objetivos propuestos.

La retroalimentación informal se aplica en los días postergados, de forma continua. Un buen ejemplo de este caso es la metodología uno a uno.

En resumen, la metodología uno a uno consiste en la práctica de gestión de personas en una conversación informal entre un líder y un integrante de la empresa u organización, y que generalmente se lleva a cabo de forma semanal o quincenal.

En estas sesiones individuales es posible hablar sobre el desempeño del empleado, pero no se puede restringir a ese tema únicamente. A veces, el tema puede incluso ser la actuación del líder en la empresa.

Además, las sesiones individuales no suelen planificarse con antelación.

El buen líder utilizará este tipo de feedback con frecuencia, manteniendo al empleado motivado y enfocado en ser más productivo. Después de todo, su trabajo se está haciendo notar.

FEEDBACK POSITIVO Y FEEDBACK NEGATIVO

Como se mencionó anteriormente, la retroalimentación sirve para resaltar tanto los puntos positivos como para corregir los puntos negativos y así mejorarlos. Está bien, pero ¿qué tan importante es eso?

La necesidad de reforzar los puntos buenos es asegurarse de que este comportamiento se repita. Si no se da esta retroalimentación, es probable que este tipo de actitud no se repita.

Para tener éxito, el líder debe explicar desde su percepción de la situación y la importancia de esta acción para todo el equipo. Esto hará que el empleado se sienta como una parte realmente útil del equipo. Y que la cultura del feedback y, por consiguiente, la mejora continua, sea parte de la cultura de la empresa, lo que permite una mayor libertad a dar y recibir retroalimentación entre empleados y líderes.

En los casos de retroalimentación positiva, dar preferencia a los elogios en público, para que los profesionales se sientan aún más reconocidos y se conviertan en una especie de referencia en esa característica destacada y elogiada para otros compañeros de trabajo.

La retroalimentación negativa tiene como objetivo demostrar o aclarar al empleado que existe un comportamiento dañino, o que no es el esperado, y ayudarlo así a mejorar este punto. Debe hacerse con cuidado para no sonar ofensivo y de esta manera mantener alejado al empleado, evitando desanimarse pues esto podría ser contraproducente.

Es bueno que este tipo de feedback siempre venga después del positivo, porque de esa manera quien está recibiendo esta evaluación está menos a la defensiva y más dispuesto a escuchar lo que tiene que decir el gerente. Esta es la “técnica del sándwich”: comienza alabando algo en lo que la persona es realmente buena y lo hace bien, intercala puntuando una característica o actitud para mejorar, y termina con un cumplido.

Al mencionar el punto a mejorar es importante traer datos y situaciones para que no se convierta en algo abstracto, y también sugerir cambios. La sugerencia de mejora es importante para dejar en claro a la persona que recibió el feedback que su objetivo es ayudarla, y no juzgarla.

Un ejemplo de un buen feedback: Hola, Santiago, he venido a felicitarte por la presentación que hiciste hoy, fue una excelente propuesta. Sin embargo, he notado que cuando mencionabas tus argumentos, utilizaban un tono más serio de lo habitual. Creo que si fuera posible adecuarlas mejor el tono, con una postura más firme, pero con un tono menos imponente y mirando a todos los empleados por igual, así me parece que recibiría una mayor apertura para poner en marcha el proyecto. Hay un curso de oratoria al cual estoy asistiendo, me gustaría invitarte a que participes. ¿Te parece?, creo que con eso tus presentaciones serían aún mejores.

FEEDBACK INSIGNIFICANTE

Aunque el feedback positivo y negativo son los más conocidos, también existen el feedback insignificante y ofensivos.

El feedback insignificante es vago, genérico y no le dice mucho al receptor de este. Es el tipo de comentarios que se recibe y terminas preguntándote: “Bien, pero, ¿qué hice?”.

Al hacer una crítica, debes prestar atención a este factor para que no cometa el error de transmitir un mensaje genérico y sin valor.

Por ejemplo: “Pedro, buen trabajo, estás teniendo buen desempeño, sigue así.”

En este punto Pedro sabe que está haciendo un buen trabajo y eso probablemente lo reconforta, pero la crítica llega sin un aporte real, pues no se especifica realmente qué está haciendo bien y por tanto este no sabrá qué conducta debe mantener para continuar mejorando.

FEEDBACK OFENSIVO

El feedback ofensivo simplemente no construye, es poco sano y causa un efecto contrario al que se quiere lograr. Se debe tener mucho cuidado con este tipo de comentarios ya que tiende a ser más deconstructivo de lo que parece, y puede acabar con el estado emocional de quien lo está recibiendo.

Por ejemplo: “¿Eso es lo mejor que pudiste hacer?” o “¿Esperas que te felicite por esto?”

LA IMPORTANCIA DEL FEEDBACK

Ya hemos visto lo qué es y algunas variaciones de él, es bueno entender realmente su importancia, para qué sirve y para que se debe implementar en la empresa.

El feedback debe ser adoptado por la empresa para que exista un estrecho seguimiento de los empleados. Por ejemplo, con la identificación de puntos a mejorar lo más rápido posible se evitan pérdidas futuras a la empresa, y el empleado se desarrolla en el área que más lo necesita.

Y, con la comprobación de puntos positivos el empleado está más motivado y la empresa puede utilizar estas fortalezas del empleado para lograr mejores resultados.

Habiendo dicho esto, ya se había mencionado antes, pero es importante hacer énfasis en que la ausencia de esta evaluación compromete el avance de la empresa, generando situaciones negativas.

Algunos impactos a considerar, podemos mencionar la caída de la productividad, la autoestima y la motivación. ¿Y por qué pasa esto? Es simple de entender. Si un empleado no recibe ningún retorno de su desempeño, concluirá que el trabajo que ha estado haciendo ni siquiera se nota.

Siguiendo la misma línea de pensamiento, la lealtad de este empleado al líder y la organización se verá comprometida, aumentando el riesgo de perder al empleado.

Y por si fuera poco, la falta de feedback puede llevar a un comportamiento inapropiado, ya que existirá la sensación de que nadie corregirá este tipo de actitud. Por lo tanto, esto tendrá un impacto muy negativo en el entorno laboral.

PARA LAS COMPAÑÍAS

Desde un punto de vista empresarial, el feedback es un recurso principal donde el cliente interno (es decir, los empleados) y el cliente externo pueden expresar sus opiniones sobre la empresa.

Sin embargo, el secreto del feedback es saber escuchar. De nada sirve recibir millones de valoraciones positivas y negativas, si la organización es incapaz de utilizarlas para evolucionar y mejorar cada vez más.

Por tanto, las empresas deben estar atentas a las sugerencias y opiniones que la gente tenga al respecto, siempre apuntando al feedback desde un punto de vista estratégico, para mejorar la forma en la que los clientes la ven.

PARA LOS EMPLEADOS

Sin embargo, cuando se trata de los empleados, el feedback se centra en el desarrollo de habilidades técnicas y personales que se involucran con sus roles en la empresa.

No obstante, es importante recordar que la comunicación es fundamental para que la información se transmita de forma clara para el empleado.

Además, una buena práctica para mantener un equipo de alto rendimiento es implementar un feedback continuo con los empleados de la empresa.

PARA LOS GERENTES

El feedback para los gerentes es una forma de responder a los esfuerzos de la gerencia para desarrollar su equipo.

Por otro lado, esta práctica también es algo que debe formar parte del día a día de los líderes con los empleados.

Una de las principales características de los gerentes exitosos según el Proyecto Google Oxygen, es la práctica de entrenar y asesorar a los equipos a través del coaching que se realiza pensando en el desarrollo de habilidades de los empleados, y la asesoría como una forma de que el gerente exprese su punto de vista.

CONSEJOS PARA DAR FEEDBACK

  • Comprobar de antemano la capacidad y la voluntad del destinatario de escuchar tus opiniones
  • Habla en tu propio nombre (“Tienes un efecto en mí” en lugar de “Tú eres”)
  • Sea específico, da ejemplos y formulaciones claras
  • Debes dar una descripción objetiva de una situación
  • Evita las interpretaciones, se claro
  • Considera estar oportunamente cerca del comportamiento observado
  • Fórmula positivamente (“Deseo que” en lugar de “No deberías”)
  • No solo critiques, también expresa aspectos positivos
  • Realiza sugerencias constructivas para el futuro

CONSEJOS PARA RECIBIR FEEDBACK

  • Escucha y recibe las opiniones
  • Pregunta si algo no te queda del todo claro
  • Acepta las opiniones y agradece por ellas
  • No discutas o trates de defenderte
  • Después de un tiempo habla sobre el tema

EN CONCLUSIÓN

La retroalimentación (feedback) es un proceso fundamental para las organizaciones. Además cuando se aplica correctamente, suele generar grandes resultados tanto para el empleado como para la empresa.

Sin embargo, el conocimiento sobre los tipos de feedback, modelos e importancia de este concepto se vuelve fundamental para que no haya fallas durante la comunicación. Teniendo conocimiento de estos puntos, podrá dar y recibir feedback constructivo que le ayudarán a desarrollar a los empleados y crearán equipos de alto desempeño.